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Se você é administrador de ambiente Microsoft 365, marque 27 de janeiro de 2025 em seu calendário. O motivo? Contas de usuários do OneDrive for Business sem licença na sua organização em, breve representarão um passivo financeiro. A Microsoft implementará uma nova política que arquivará automaticamente contas do OneDrive não licenciadas após 93 dias, e os custos associados à gestão desses arquivos podem ser significativos. Essa alteração não é apenas uma atualização secundária — é um alerta para que administradores de TI e líderes empresariais tomem medidas agora ou enfrentem despesas inesperadas.
O que está mudando?
A partir de 27 de janeiro de 2025, qualquer conta licenciada para Microsoft 365, que dá direito ao uso do OneDrive for Business, que permanecer sem licença por mais de 93 dias será arquivada automaticamente. Uma vez arquivada, a conta e seus dados ficarão inacessíveis para usuários e administradores, a menos que ações específicas sejam tomadas. Aqui está o que você precisa saber:
- Custos de arquivamento : contas arquivadas incorrerão em uma taxa de armazenamento mensal de 0,05 US$ por GB. Por exemplo, 100 contas não licenciadas com 1 TB cada podem custar 5,120 US$ mensais.
- Taxas de reativação : Se você precisar acessar uma conta arquivada, pagará uma taxa única de reativação de 0,60 US$ por GB. Reativar uma única conta de 1 TB custaria 614,40 US$ .
- Políticas de retenção : contas sujeitas a políticas de retenção, litígios ou retenções legais ainda serão arquivadas, mas não poderão ser excluídas, o que significa que você continuará pagando taxas de armazenamento até que a política expire.
Por que a Microsoft está tomando estas medidas?
A nova política da Microsoft visa abordar diversas questões:
- Riscos de segurança : contas não licenciadas podem representar riscos de conformidade e segurança, especialmente se contiverem dados confidenciais.
- Gerenciamento de Armazenamento : Muitas organizações têm usado contas sem licença como uma brecha para armazenar dados indefinidamente sem pagar por isso. Essa mudança incentiva melhores práticas de gerenciamento de dados.
- Conformidade simplificada : ao impor regras rígidas de arquivamento, a Microsoft está simplificando a conformidade e reduzindo a confusão em torno da retenção de dados.
A Microsoft oferece um período de carência?
O período de carência de 93 dias começa quando uma conta se torna sem licença. Durante esse tempo, a conta permanece acessível, mas se nenhuma ação for tomada (por exemplo, atribuir uma licença ou excluir a conta), ela será arquivada automaticamente após 93 dias.
Obs: Essas alterações não se aplicam ao OneDrive adquirido por meio das assinaturas domésticas/de pessoa física Microsoft 365 Personal e Microsoft 365 Family à falta de ambiente SharePoint e de ambiente Etra ID.
O Impacto Financeiro
Os custos podem aumentar rapidamente, especialmente para organizações com alta rotatividade de funcionários (Turnover) ou grandes quantidades de dados arquivados. Se você precisar reativar várias contas ou mantê-las por períodos prolongados, o montante financeiro pode ser significativo.
Como se preparar
Para evitar esses custos, as organizações devem tomar medidas proativas antes de 27 de janeiro de 2025:
- Auditar contas não licenciadas : Use o centro de administração do SharePoint para gerar um relatório de contas não licenciadas do OneDrive. Este relatório mostrará o uso do armazenamento, as últimas datas de atividade e as políticas de retenção.
- Atribuir licenças : Se os dados ainda forem necessários, atribua uma licença do Microsoft 365 ou do Office 365 à conta antes de arquivá-la. O licenciamento em massa pode ser feito por meio do centro de administração do Microsoft 365 ou do PowerShell.
- Excluir contas desnecessárias : Exclua contas com dados irrelevantes para evitar taxas de arquivamento. Garanta a conformidade com as políticas de retenção antes da exclusão.
- Migrar dados Críticos : Mova dados importantes de contas não licenciadas para sites ativos do SharePoint ou contas licenciadas do OneDrive. Isso garante acesso sem incorrer em custos de arquivamento.
- Configurar faturamento para contas arquivadas : Se você precisar reter dados arquivados, habilite o faturamento de contas não licenciadas no centro de administração do Microsoft 365. Esteja preparado para os custos associados.
- As organizações devem considerar o impacto das taxas de arquivamento e reativação em suas estratégias de backup e recuperação . Reativar contas arquivadas para restaurar dados pode incorrer em custos significativos, então é essencial garantir que os dados críticos sejam copiados separadamente ou armazenados em contas licenciadas.
- As organizações devem comunicar essas alterações aos usuários finais, especialmente aqueles que usam o OneDrive sem uma licença. Uma comunicação clara pode ajudar a evitar confusões e garantir que os usuários tomem as ações necessárias, como fazer backup de seus dados ou solicitar uma licença.
O que acontece se você não agir?
Não resolver contas sem licença antes do prazo pode levar a:
- Custos inesperados : as taxas mensais de armazenamento e reativação podem aumentar rapidamente.
- Inacessibilidade de dados : contas arquivadas não podem ser acessadas sem reativação, o que pode interromper as operações comerciais.
- Riscos de conformidade : o manuseio incorreto de contas não licenciadas pode resultar na não conformidade com os regulamentos de retenção de dados
Considerações finais
A nova política da Microsoft é uma virada de jogo para organizações que dependem do OneDrive para armazenamento de dados. Embora vise melhorar a segurança e a conformidade, também introduz desafios financeiros e operacionais significativos. A hora de agir é agora. Audite contas sem licença, atribua licenças quando necessário e exclua ou migre dados para evitar custos elevados.
Não deixe que 27 de janeiro de 2025 pegue você desprevenido. Comece a se preparar hoje para proteger o orçamento e a acessibilidade de dados da sua organização.
Para mais detalhes, consulte a documentação oficial da Microsoft e se você precisar de consultoria especializada em soluções Microsoft, pode contar com a VisionShare Tecnologia mandando um e-mail para contato@visionsharetecnologia.com.br ou uma mensagem para o WhatsApp (11) 99286-4179.
