Office 365 Groups

 

Grupos de Colaboração do Office 365, Grupos de Trabalho do Office 365 ou apenas Grupos do Office 365. Chame como quiser! Apenas não confunda com os grupos de segurança e grupos de distribuição do Active Directory e Exchange.

Verifique o seu tenant. Em seu OWA ou OneDrive for Business já deve ter sido liberada a nova feature do Office 365 que traz os novos Grupos de Trabalho do Office 365:

Nova Funcionalidade aparece no OWA

Nova Funcionalidade aparece no OWA - Zoom

Esse novo recurso aprimora a experiência de colaboração entre colaboradores e times. É um recurso que se baseia nas identidades e rede social corporativa. A maioria dos assinantes de planos Enterprise do Office 365 já possuem o novo recurso habilitado, sem custo extra. Ele está sendo entregue aos poucos para os tenants de Office 365 e a Microsoft espera ter concluído o lançamento até o final deste ano.

Os novos Grupos funcionam em todas as aplicações do Office 365, mas o recurso é normalmente acessado através OneDrive for Business, Outlook ou o Outlook Web App. Importante dizer também que eles são suportados no Outlook 2013, Outlook 2010 e Outlook 2007, juntamente com o OWA – Outlook Web App.

Em uma futura versão do Office 365 (ainda não temos datas), a Microsoft planeja conectar o Yammer e o Lync com o recurso Grupos de Colaboração.

Dê uma olhada neste vídeo para saber como Grupos une as pessoas para permitir melhor comunicação e colaboração entre o Office 365:

Os novos Grupos de trabalho, obtêm uma lista de grupos públicos no Outlook. Eles podem se inscrever em um grupo público ou explorá-lo. Também é possível criar grupos privados com acesso restrito à adesão. Os profissionais de TI podem gerenciar a associação de grupos globais através do Office 365 Admin Center.

Criando Grupos de Colaboração no Office 365

1.   Em seu OWA – Outlook Web App, localize na parte inferior direita a nova seção Grupos:

Nova Funcionalidade aparece no OWA - Zoom

2.   Crie um novo Grupo e determine à ele um nome, uma descrição (muitas pessoas não colocam descrição em itens mas eu acho importante – principalmente para novos usuários que nunca mexeram com o recurso).

Criando Novos Grupos de Colaboração

Repare que o Office 365 não irá permitir que você utiliza um nome para grupo que leve o mesmo nome de qualquer outro objeto que já exista no Office 365 (usuário, grupo de segurança do Exchange, grupo de distribuição do Exchange, caixa de correio, caixa de sala, caixa de equipamento ou qualquer outro Alias):

Aviso sobre disponibilidade de Alias não disponível

Isso tudo pelo motivo que ele atribui um Alias em conformidade com o nome que você escolheu (da mesma forma que ocorre no Active Directory do Windows Server ou do Azure – Office 365 que atribui o Display Name automaticamente conforme você preenche o Firts Name e o Last Name). Como os Grupos de Colaboração do Office 365 geram uma caixa de correio, é necessário validar um Alias que já não esteja sendo utilizado.

No meu exemplo, já estou utilizando o Alias “comercial” para uma Shared Mailbox:

Shared Mailbox Comercial

Em uma nova tentativa, defini uma nova estratégia de criar Grupos de Colaboração por assunto e, como não havia Alias sendo utilizado, funcionou:

Finalização da criação do Grupo de Colaboração

Ainda nesta etapa de criação, defina uma privacidade para o Grupo (público ou particular):

Defina a privacidade do Grupo

Por fim, escolha se no Grupo será possível a inscrição de membros:

Inscrição de Membros

Leva alguns instantes para que o Grupo de Trabalho seja criado:

Criando o Grupo

Você também pode criar grupos privados, que funcionam muito bem quando o objetivo é trabalhar com conteúdos sensíveis e restritos à poucos membros do time.

Como eu defini na criação do Grupo que o escopo de privacidade era particular, assim que meu Grupo Contratos foi criado, o Office 365 me convidou a ingressar os membros que fariam parte deste Grupo e utilizariam os seus novos recursos:

Adicionar Membros

Acompanhe a experiência de adição da Elaine ao Grupo Contratos:

Adicionanado a Elaine ao Grupo Contratos

Atribuição de Membros Finalizada

Concluindo Adição de Membros

Pronto! Estas são as etapas necessárias para a criação de um Grupo de Colaboração do Office 365. Após a finalização, eis que surge a Tela de Boas Vindas:

Wellcome Screen - Office 365 Groups

Assim que você cria um Grupo de Colaboração no Office 365, a Microsoft envia um e-mail informando sobre sua participação como membro no Grupo. Vejam que bacana:

E-mail de notificação sobre criação de um Grupo de Colaboração

Agora em suas próximas visitas ao seu OWA – Outlook Web App, Calendário, Hub de Pessoas ou OneDrive for Business você já verá que está participando de um Grupo de Colaboração do Office 365 e poderá entrar nele a qualquer momento:

Sinalização de Grupo existente

Tentando explicar sob uma visão geral; uma pessoa que adere  à um grupo de trabalho do Office 365 pode se comunicar usando a caixa de correio do grupo (sim! como um um grupo de distribuição mesmo!). Esta caixa contém mensagens curtas dos membros do grupo. Participar de um grupo faz com que suas conversas sejam enviadas de volta à uma caixa de entrada pessoal no Outlook, assim os usuários podem simplesmente responder de lá.

Procurando entender a lógica da usabilidade dos Grupos de Colaboração no Office 365, notei que eu não saio do OWA ou do OneDrive for Business quando eu entro em um Grupo. Continuo na mesma interface. O que me poupa cliques e, consequentemente, tempo caso eu queira voltar a trabalhar com minha caixa de correio ou meu repositório de nuvem.

Por padrão, o Office 365 atribui as duas primeiras letras que compõem o nome do seu Grupo de Colaboração para ilustrá-lo dentro do OWA, mas é possível personalizar essa representação realizando o Upload de uma imagem da sua preferência:

Grupos dentro do OWA

Trocando imagem do Grupo

Note que a imagem é imediatamente alterada em vários lugares:

Alteração de Imagem em vários lugares

Na primeira coluna, encontramos a imagem aplicada que referencia o Grupo de Colaboração do Office 365, a informação de privacidade dele (se ele é público ou particular), o link Arquivos, uma opção para cancelar sua inscrição no Grupo e em “…” mais opções de filtros de conteúdo:

...

Também é possível compartilhar documentos com um Grupo de Trabalho do Office 365. Os documentos ficam armazenados no OneDrive do grupo para o sistema de armazenamento de negócios, e eles podem ser compartilhados dentro do grupo ou externamente.

Para as organizações que precisam de camada de controle adicional para os profissionais de TI, há como impor controles de “solicitação de acesso” nos compartilhamentos externo.

Quando clicamos no Link Arquivos, o Office 365 nos direciona para o espaço do OneDrive for Business criado juntamente com o grupo para compartilhamento de documentos com os membros do mesmo. O legar disto é que a criação é paralela, automática e os permissionamentos desta biblioteca de documentos já são configurados automaticamente seguindo o escopo de privacidade do Grupo de Colaboração.

Arquivos do Grupo de Colaboração no OneDrive for Business

Eu notei também, que dá para fazer outro caminho acessando diretamente o OneDrive for Business. Veja:

OneDrive for Business

Grupos dentro do OneDrive for Business

Conversas

As conversas dos Grupos de Colaboração do Office 365 funcionam como as threads do SharePoint Newsfeed ou do Yammer. Possibilitam aberturas de discussões dinâmicas entre os membros do Grupo.

Por padrão, a primeira publicação nas conversas de um Grupo de Colaboração informa sobre a criação do grupo.

Escrevendo uma conversa

Veja como fica uma conversa publicada:

Conversa publicada

Repare que ao publicar uma conversa (uma thread), é exibido apenas um resumo do início dessa conversa e horário da publicação. O que não impossibilita de acessá-la de forma completa pois ao clicar no resumo, abre-se um painel direito com a mensagem completa:

Detalhes de uma conversa publicada

A partir daí, outros usuários podem criar uma conversação respondendo à thread como nas ferramentas de rede social corporativa SharePoint Newsfeed e Yammer:

responder a todos

Acompanhe a experiência da Elaine, interagindo com o recurso Conversas:

Elaine respondendo

Os últimos membros a interagirem com as Conversas no Grupo de Trabalho são exibidas em miniatura no resumo da publicação:

Resumo

O mais bacana de tudo, é que conforme os membros vão interagindo, as conversas vão sendo estruturadas no painel de detalhes à direita. Me lembra muito o modo de visualização de conversas (inserido no Microsoft Exchange 2010 e Microsoft Outlook 2010):

Construção de Conversas

Vale informar que para cada publicação, chega uma mensagem de e-mail correspondente em sua caixa de correio do OWA/Outlook e pode-se trabalhar a partir de lá com a mesma facilidade do modo de conversas que acabei de comentar. Com isto, quero dizer que posso responder do meu e-mail ou das threads do grupo que o efeito é o mesmo. Achei isso fantástico!

Semelhança com as conversas do OWA

Quando você está conectado aos seus Grupos de Trabalho do Office 365 e novas threads são publicadas, uma notificação o avisa sobre novidades nas conversas (novas interações de outros membros:

Nova Atividade

Calendários

Os novos Grupos de Colaboração do Office 365 também contém um calendário dedicado que mostra convites de reuniões para os membros. Usuários que criam eventos no calendário de um Grupo terão informações sincronizadas com os seus próprios calendários do Outlook/OWA.

Calendários de Grupos de Colaboração do Office 365

Alternativamente, os usuários podem indicar que desejam adicionar um evento de calendário de grupo existente às suas agendas pessoais do Outlook. Uma vez feito isso, o evento Grupo irá sincronizar de volta para os calendários pessoais.

Realizei um teste criando um agendamento “Teste” no calendário do Grupo de Colaboração Contratos e o evento foi, instantaneamente, sincronizado com meu calendário nominal:

Sincronia de calendários

Uma observação é que os agendamentos também aparecem nas Conversas do Grupo:

Agendamento em conversas

Membros

A opção Membros te leva até o Hub Pessoas aonde você poderá adicionar e excluir membros dos Grupos de Colaboração do Office 365. Um bom lugar para gerenciá-los:

Membos dos Grupos de Colaboração do Office 365

Para apoiar um projeto, você pode facilmente criar um novo Grupo e convidar os colegas de trabalho. Você também pode procurar e participar de grupos já existentes, que estão abertos por padrão, para ver todas as discussões, marcos e arquivos e trabalhar de forma produtiva e rápida.

Gerenciando Grupos de Colaboração do Office 365 como Administrador de Tenant

Até agora temos falado na criação e na configuração dos novos Grupos do Office 365 na interface de usuário. Os Grupos que são criados nessa interface são totalmente gerenciáveis por administradores de tenants.

Na Central de Administração do Office 365, vá até Usuários>Grupos e poderá gerencia-los. Atente-se apenas o detalhe de que nesta console você gerencia tanto os antigos e já conhecidos Grupos de Segurança e Grupos de Distribuição do Exchange quanto os novos Grupos de Colaboração do Office 365.

Compare nas duas imagens abaixo as diferenças entre os tipos de Grupos no nosso cenário atual:

Lista de Distribuição

Administrando Grupos de Colaboração

Sinceramente… na minha opinião os Grupo de Colaboração do Office 365 é uma das melhores atualizações voltada à usuários que a Microsoft liberou ultimamente.

São features como esta em que eu faço questão de reservar meu domingo inteiro para dedicar à escrever um bom artigo de usabilidade.

Já verificou seu tenant? Corre! Use sem moderação e cresça exponencialmente com os mega benefícios destes novos recursos de colaboração do Office 365!

Grande abraço caro leitor e até o próximo artigo! Smiley piscando

Mauricio Cassemiro

Profissional de TI desde 2010, especialista Microsoft, Microsoft Office Specialist (MOS) em Microsoft Outlook e MVP de Office Servers and Services no Brasil.

Website: https://www.mauriciocassemiro.com

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